Deje de quejarse de lo ocupado que está

Me sorprende cómo casi cada vez que le pregunto a alguien cómo está, oigo las mismas respuestas. “Estoy más ocupado que un plomero en el Titanic”. “Estoy hasta el cuello de papeleo”. “Abrumado”. “Enterrado en trabajo” o cualquier otra cosa para decirme que están increíblemente ocupados.

¿Cuándo empezó todo eso? ¿Cuándo nos volvimos de repente en seres increíblemente ocupados? ¿Cuándo empezamos a llevar nuestra excesiva ocupación como una medalla de oro olímpica, orgullosos de mostrarle al mundo que somos los mejores en cuanto a ser los más activos?

¿Cuándo comenzamos esa competencia tipo “Yo estoy más ocupado que tú”? Vamos, pregunte hoy en la oficina, pregúntele a la gente cómo está.

La realidad es que nuestra ocupación (o incluso actuar como si estuviéramos ocupados) está perjudicando la forma en que nos comunicamos, nos conectamos y nos relacionamos con los demás. Todo el mundo está ocupado en diversas maneras. Tal vez tenga un montón de clientes, o esté comenzando un nuevo negocio, o esté cuidando a un recién nacido. El punto es este: con un tiempo limitado y unas demandas ilimitadas de ese tiempo, es fácil llenar su plato con actividades constantes. Pero eso no significa que usted deba hacerlo.

Tenemos que trabajar con más inteligencia, no más fuerte. Su negocio no tiene que ver con trabajar más horas. En realidad, a nadie le interesa el tiempo que usted trabaje. Tiene que ver con hacer que las cosas se hagan. Y usted sólo puede lograrlo si tiene control de su calendario.

Permítame hacerle unas preguntas:

¿Utiliza el calendario para programar su día?

¿Planifica su semana y las prioridades en su agenda?

¿Establece plazos y los cumple?

Si usted contestó no a alguna de estas preguntas, permítame animarlo a empezar por ahí. Utilice su calendario, fije la reunión, establezca plazos o, de lo contrario, alguien fijará el plazo por usted. Yo solía responder a la necesidad, ahora fijamos una cita al día o a la semana siguiente para reunirnos y discutir. Eso me ha permitido lograr hacer el trabajo ya que libero tiempo para lograr los proyectos.

Yo uso dos cosas adicionales que me ayudan a hacer el trabajo. Mi pisara y mi barra de tareas. Ya he hablado de mi pisara, pero mi barra de tareas es el resultado de ese tablero y me ayuda a priorizar las necesidades tanto a nivel corporativo como con mi equipo. Con mi barra de tareas:

  • Acabo las tareas más grandes y más urgentes primero. Así tengo tiempo para pensar en ellas después de que las haya terminado y para editarlas antes de entregarlas.
  • Muevo las fechas en base a las prioridades.
  • Asigno el trabajo a aquellos que me puedan ayudar.
  • Tacho lo que ya se entregó y paso a la siguiente tarea.

Así que, mi amigo, empiece a usar el calendario, libere tiempo para que logre hacer las cosas. Deje de ser un mártir de sus propios ocupaciones. Simplemente haga las cosas y libérese.